Der Inhalt dieses Kurses

 

Dieser Kurs entstand aus der beruflichen und privaten Praxis und bezieht seine ‚Magie‘ gleichermaßen aus den heutigen Möglichkeiten der digitalen Welt und den Erkenntnissen des modernen Managements.

Die klassische Büro- und Arbeitsorganisation wird überwiegend nicht mit dem Menschen und seinem persönlichen Lebensmanagement verknüpft, sondern mit den Anforderungen betrieblicher Prozesse und bürokratischer Mechanismen. Die Rationalisierung des Büromanagements, privat und beruflich, ist die eine Seite, die andere Seite ist der Mensch, der sich mit diesen Aufgaben befassen muss. Diese andere Seite wird üblicherweise in den Kursen zum Thema ‚Büroorganisation‘ kaum oder gar nicht einbezogen.

Dieser Kurs nutzt die neuen Möglichkeiten der Digitalisierung einerseits durch die effektive Nutzung kostenloser Software, andererseits durch die Integration von Selbstmanagement und Büromanagement.

Im Ergebnis beginnt hiermit eine Rationalisierung beider Seiten, der Büroumgebung UND des Menschen. Das Büro wird pflegeleicht und der Mensch erfüllt sich mehr Ziele und Wünsche. Viele empfinden diesen Wandel als Magie.

Überblick über den Kursinhalt:

 

1. Zielsetzung
2. Die Werkzeuge
3. Die Struktur hinter der Ordnung
4. Der Mensch in der Ordnung
5. Die Ziele und Wünsche in der Ordnung
6. Entschleunigung als Ordnungsfaktor
7. Typische Anwendungen im Alltag

Einführung

Beispiel: Ihr Chef*in hat eine Superidee: „…wir brauchen für unser Team eine schöne Fotowand (Fotogalerie der Mitarbeiter). Am Montag bekommen wir Besuch von… kriegen Sie das hin?“ Wer sagt dann schon gerne nein?

Die meisten Berufstätigen kennen diese Stressfaktoren. Unvorhergesehenes verhindert geplante Tätigkeiten!

Wenn Sie sich Ihre Arbeitstage und Ihre Effizienz bei der eigenen und persönlichen einmal genauer ansehen, werden die meisten feststellen, dass der durchschnittliche Tagesablauf oft zu einem großen Teil gestört ist. Hierbei spielen folgende Faktoren eine wesentliche Rolle:

• das ungeplante Suchen nach plötzlich erforderlichen Unterlagen
• nicht eingeplante Aufgaben mit unangenehm zeitraubendem ‚Overhead‘ (z.B. Besprechungsprotokolle)
• Sie haben Ihren Arbeitstag akribisch geplant und stellen am Abend fest, dass er doch ganz anders verlaufen ist. Tagesziele verfehlt!
• Von Ihnen wird kurzfristig ein Vortrag erwartet, weil Sie z.B. für jemanden einspringen müssen
• Anrufe, Anrufe, Anrufe
• Besprechungen dauern 3x länger als geplant
• Durch unpraktische Ordnung und dem daraus folgenden geringen zeitlichen Spielraum verlieren Sie Tage und Wochen und IHRE Ziele aus den Augen

Dieser Kurs hat das Ziel, Ihnen jeden Tag unnötige Arbeit und  Blindleistung im Rahmen Ihrer Bürotätigkeit, privat und/oder beruflich, zu ersparen. Stellen Sie sich nur einmal vor, Sie benötigen jeden Tag 0,5 Stunden weniger für die gleichen oder auch bessere Arbeitsergebnisse. Also mindestens 10 Stunden im Monat.

Abgesehen davon, dass die Annahme einer Stunde Zeitgewinn in der Regel (deutlich) überschritten wird, ist das mehr als ein Tag jeden Monat, in denen Sie Ihre eigenen Interessen und Ziele verfolgen können.

Diese Zeit können Sie nutzen um

• Ihren beruflichen Erfolg ohne Mehrbelastung voranzutreiben
• Ihr Berufsleben zu entschleunigen
• Ihre persönlichen Ziele zu verfolgen
• Den Arbeitstag früher zu beenden und etwas für Ihre Fitness zu tuen
• …Sie haben sicher interessante eigene Möglichkeiten

Ordnung ist das halbe Leben? Das wäre entsetzlich!

Es mag Menschen geben, die sich ausschließlich mit der Schaffung und der Erhaltung einer wie auch immer gearteten Ordnung beschäftigen. Wenn diese Ordnung den Raum für echtes Leben und Glück schafft…ok, prima. Wenn diese Ordnung zum Selbstzweck wird und die Entfaltung des Lebens gar verhindert? Viel Spaß mit der reinen Bürokratie!

Unser Ordnungsmodell in diesem Kurs verfolgt vier Ziele:

1. Den rein ordnungsbezogenen Aufwand zu minimieren
2. Den positiven Effekt der Ordnung maximieren
3. Der Schaffung und der Pflege der Ordnung eine Motivation zu geben (fördert die Pflege der Ordnung)
4. Für die Einrichtung dieses Ordnungssystems nur ein Minimum an Zeit zu investieren
5. Synchronisierung der Organisation mit Ihren persönlichen und beruflichen Zielen

Digitalisierung

Die individuelle Digitalisierung Ihrer Arbeitsumgebung

Aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen sagen, was es ausmacht, wenn Sie an jedem Arbeitstag 1-2 Stunden Störverlust oder Blindleistung vermeiden können. Das ist echte ‚Entschleunigung‘ mit einfachen Mitteln und überwiegend kostenlosen Werkzeugen.

Am schwierigsten war es zunächst, mich von klassischen Ordnerablagen meiner Dokumente teilweise zu distanzieren. Ich wollte das Findeproblem lösen. Selbst bei sehr durchdachter Ordnung  sind physische Ordner langsam, wenn man dort etwas finden muss. Sie brauchen die physische und sauber strukturierte Ablage nicht zu vergessen, denn gewisse Dokumente (z.B. Verträge und bestimmte Belege für das Finanzamt) müssen nach wie vor in Papierform vorliegen. Aber der häufige Zugriff auf dieses ‚Retrosystem‘ kostet viel, viel Zeit. In mehr als 90% aller Fälle suchen Sie jedoch den schnellen Einblick in ein bestimmtes Dokument. Wer kann da schneller suchen als der Computer.

Aber diese Form der Digitalisierung ist doch auch zeitraubend? Scannen meiner ganzen Unterlagen? Was habe ich davon?

Mit der richtigen Ausstattung und Vorgehensweise schaffen Sie das in wenigen Minuten oder gar Sekunden. Einmal pro Dokument. Danach suchen Sie nach dem Datum, den Betreff oder einem passenden Stichwort. Ich wette mit Ihnen, Sie werden Ihre Ordner dann nur noch selten anfassen.

Wenn Sie täglich 10 Dokumente suchen und dafür jeweils 2 Minuten benötigen, können Sie schon 19 Minuten einsparen (1 Minute Abzug, weil Sie ja auch die digitalen Dokumente finden müssen.) Glauben Sie mir, dieses Einsparpotential ist meistens noch viel höher.

Wo bleibt der Aufwand für das Scannen? Nun, hierfür werden Sie nur einmal beansprucht. Auch die physische Ablage erfordert etwas Zeitaufwand: Lochen, ggf. beschriften, einheften … auch das summiert sich und hat wahrscheinlich die gleiche Größenordnung wie das Scannen. Ein Stapelscanner (ggf. mit Blattwendung) läuft einmal automatisch pro Tag in ein paar Sekunden durch und das war es. Mit der richtigen Ausrüstung ist das heute kein Problem mehr. Je mehr Seiten Sie täglich einordnen müssen, desto größer wird der Unterschied zugunsten der Digitalisierung.

(Selbst-)Organisation

Fast alle angebotenen Organisationsstrukturen werden durch die Ordnungsstuktur des Büros (beruflich oder privat) bestimmt. Sie, der Sie diese Aufgabe bewältigen müssen und/oder wollen, bleiben gewöhnlich außen vor. So passiert es häufig, dass diese Organisationsstrukturen an Ihnen selbst scheitern. Dafür gibt es mindestens diese Gründe:

1. Bestimmte Lebenssituationen verhindern das konsequente Management der (Arbeits)Organisation
2. Die Organisation Ihrer Lebensziele und Wünsche gerät zumindest zeitweise in den Hintergrund. Es entsteht eine Konkurrenz dieser beiden ‚Lebenszonen‘
3. Lebensgestaltung und berufliche Organisation und Rationalisierung geraten in eine Art Konkurrenzsituation zueinander. Genau das darf nicht passieren.

Deshalb gehört zu diesem Kurs auch die Digitalisierung Ihrer persönlichen Selbstorganisation.

 

Ordnung im Turbomodus (20 Min/Tag)

1. Scannen mit NAPS2. Schaffen Sie sich Ihre Digitale Ablage in Sekunden.
2. pdf24 Creator für die Zusammenstellung Ihrer Ordner
3. Greifen Sie auf vorgefertigte Ablagestrukturen zu (Für Steuer, Familie, Beruf, Gesundheit, Bildung, Versicherungen etc.)
4. Finden Sie Ihre Unterlage in Sekunden

Ich weiß, die Ordnung ist kein Selbstzweck. Und sie kann nerven, sowohl, wenn es an ihr mangelt, als auch, wenn man sie übertreibt und quasi nur noch für sie da ist. Deshalb orientiert sich die hier vorgestellte Methode daran, dass sie deutlich mehr Zeitgewinn bewirkt als sie im Rahmen der Umsetzung kostet.

Die gut vorbereitete Besprechung

Dass Besprechungen oft viel zu lange dauern, lässt sich in der Vorbereitung meistens vermeiden.

Das Besprechungsprotokoll

Man muss nicht stunden- oder tagelang an einem Protokoll sitzen. Diese App hilft. Meistens finden die Teilnehmer das Protokoll bei der Rückkehr an ihren Schreibtisch.

Der Vortrag/die Präsentation

Es ist nicht Jedermanns Sache, mal eben einen Vortrag zu halten. Hier ist eine Methode für einen schnell vorbereiteten, guten Vortrag.

Die richtige Zielformulierung

Die Formulierung des Ziels ist, wie Sie sicher wissen, entscheidend dafür, ob man es erreichen kann oder nicht. Ohne die richtige Formulierung des Ziels ist kein Ziel erreichbar oder anders ausgedrückt war das, was man erreicht hat, kein Ziel.

Die Zielformulierung ist der Gegenstand dieses Tools. Wer weiß? Ein Programm wie ProjectLibre ermöglicht, richtig genutzt, eine wirklich durchführbare Planung Ihrer Ziele.

Die Fotogalerie

Wie man mit einem Office-Tool auf die Schnelle eine Fotogalerie erstellt.

Tools und wie man sie macht

Wenn Sie die Tools, die ich Ihnen zur Verfügung stelle, näher betrachten, werden Sie feststellen, dass nicht deren Umsetzung in eine App, sondern das Konzept dahinter, den Kern des Produkts darstellt. Das Konzept ist der ‚Leitgedanke‘ des Tools. Aus dem Leitgedanken folgt die Struktur und die darin enthaltende ‚Rezeptur‘.

Checklisten

Checklisten werden in ihrer Bedeutung sehr stark unterschätzt. Wenn ein Jumbojet ein Problem während des Fluges bekommt, ist das Beste, was einem Piloten passieren kann, eine zur Situation gut passende, hilfreiche Checkliste. In einer Stresssitution, insbesondere unter Zeitdruck, können Checklisten beruhigen, schnell helfen und eine Menge Zeit spenden.

Ein paar nützliche Checklisten

Schluss mit Grübeln. Hier ist der richtige Fragenpool für ausgewählte Probleme.

Checkliste ‚Meeting‘

Checkliste ‚Reisen‘

Checkliste ‚Vortrag‘

Checkliste ‚Aufgabe‘

Checkliste ‚Projektstatus’

Checkliste ‚Ziele‘

Unsere Ziele

Jeder Mensch hat SEINE Wünsche und Ziele. Bauen Sie Ihre Wünsche und Ziele in Ihre spezielle Ordnung ein, sammeln Sie Material, Referenzen, Lösungen, mögliche Partneradressen, Tipps usw. im Rahmen Ihrer Ordnung. Nutzen Sie diese bei Ihrer Planung!

Das Lösungssystem

Keine zusätzliche Belastung durch Hinzufügen von neuen Aktionen…

Klassische Engpässe auflösen

Löst man ein Kernproblem, fallen viele andere vermeintliche Probleme unter den Tisch. Wie identifiziert man aber ein Kernproblem?

Plötzliche Dringlichkeit entschärfen

Einer der teuersten und schädlichsten Aufgabentypen ist eine plötzlich auftretende dringende Aufgabe. Warum ist sie so schädlich?

1. Weil sie wichtige Tätigkeiten verdrängt
2. Weil sie die Konzentration auf das Wesentliche verhindern
3. Weil sie das Erreichen von Zielen stark beeinträchtigen kann

 

Blindleistung erkennen und auflösen

Welche Aufgaben sind nicht zielführend und nicht wirklich produktiv? Was ist möglich, um diese Blindleistung zu beseitigen?

Eine (eigene) Webseite als Doku für die neuen Fähigkeiten

Sie wollen Ihre Ordnung von überall in der Welt sehen und nutzen können. Nehmen Sie einfach diese Webseite exklusiv für sich.

 

 

Oder ein Geschäftsbesuch ‚droht‘ und keiner traut sich, die Präsentation durchzuführen